Services communs pour la santé Ontario – Confidentialité

Bien que nous n’offrions pas directement les soins aux patients de l’Ontario, nous fournissons des programmes et outils numériques pour aider les organismes de santé à coordonner la prestation des soins offerts aux patients dans plusieurs régions.

Dans le cadre de la prestation de services numériques aux organismes de santé, nous aurons accès à des renseignements personnels sur la santé (RPS). Cet accès aux RPS signifie que nous sommes soumis aux exigences en matière de confidentialité en vertu de la Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé (LPRPS) pour les fournisseurs de services des organismes de santé considérés comme des dépositaires de renseignements sur la santé¹.

Sécurité relative aux renseignements personnels sur la santé

Santé Ontario maintient des mesures de sécurité administratives, matérielles et techniques complètes et robustes, conformes aux pratiques exemplaires de l’industrie, pour protéger la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des renseignements personnels sur la santé dans le cadre de leur transfert, leur traitement et leur conservation. Il existe plusieurs couches de mesures de sécurité, y compris les pratiques exemplaires en matière de sécurité de l’industrie concernant :

•  la protection du système;
•  les protocoles de chiffrage;
•  les pare-feu;
•  les mesures matérielles de sécurité en matière d’accès;
•  les évaluations des incidences sur la protection des renseignements personnels;
•  les évaluations des menaces et des risques.

L’ensemble du personnel de Santé Ontario est tenu de suivre une formation annuelle de sensibilisation à la confidentialité et à la sécurité et de signer des accords de confidentialité et de non-divulgation.

Dépositaires de renseignements sur la santé

Certains dépositaires de renseignements sur la santé qui utilisent des outils numériques de l’ancien organisme Services communs pour la santé Ontario à l’appui des soins à domicile et en milieu communautaire sont :

• les organismes des Services de soutien de soins à domicile et en milieu communautaire (anciennement les 14 réseaux locaux d’intégration de services de santé);
• les hôpitaux de l’Ontario;
• les foyers de soins de longue durée;
• les soins primaires;
• les organismes de service de soutien communautaire (c’est-à-dire, les organismes qui sont dépositaires de renseignements sur la santé);
• les organismes fournisseurs de services de santé;
• les services d’urgence.

Notre rôle en vertu de la LPRPS par rapport aux anciens programmes de Services communs pour la santé Ontario

Santé Ontario gère les données des patients aux fins d’exploitation et de maintenance des systèmes d’information et services de soutien numérique. Nous menons nos activités dans le respect de la LPRPS dans le cadre de nos fonctions suivantes :

Fournisseur d’un réseau d’information sur la santé (FRIS)

En tant que FRIS, nous fournissons des services qui permettent à un ou plusieurs dépositaires de renseignements sur la santé, comme ceux énumérés à la section précédente, d’utiliser des méthodes électroniques pour se transmettre des RPS.

Dans le cadre de nos fonctions de FRIS, nous devons respecter les exigences énoncées dans le Règlement pris en vertu de la LPRPS . Nous avons mis en place des mesures répondant à toutes les exigences énoncées, dont certaines comprennent ce qui suit :

• remise à chaque dépositaire de renseignements sur la santé concerné une description claire des services qu’il lui fournit, y compris une description générale des mesures de précaution qui ont été mises en place;
• mise à la disposition du public de la description claire des services fournis (voir l’Énoncé sur les pratiques en matière d’information);
• des protocoles documentés propres aux services de FRIS sont mis en place;
• conclusion avec chaque dépositaire de renseignements sur la santé d’une entente écrite sur les services fournis en tant que FRIS.

Nous gérons les services suivants de l’organisme (anciennement Services communs pour la santé Ontario) en tant que FRIS :

• CHRIS (Client Health and Related Information System)
• Health Partner Gateway
• Accès Soins
• Dossier d’évaluation intégré (DÉI)

Fournisseur de services électroniques (FSÉ)

En tant que FSÉ, nous fournissons des services qui permettent à un ou plusieurs dépositaires de renseignements sur la santé, de collecter, d’utiliser, de modifier, de divulguer, de conserver ou de supprimer des RPS.

Dans le cadre de nos fonctions de FSÉ, nous devons respecter les exigences énoncées dans le Règlement pris en vertu de la LPRPS . Nous avons mis en place des mesures répondant à toutes les exigences énoncées, dont certaines comprennent ce qui suit :

• Ententes avec les dépositaires de renseignements sur la santé décrivant la portée des services électroniques fournis;
• Mesures de sécurité en matière de confidentialité qui nous permettent de vérifier que l’accès des utilisateurs aux données des dépositaires est approprié.

Nous fournissons divers services de soutien numérique en tant que FSÉ, qui concordent avec les services que nous offrons en tant que FRIS et mandataires de la LPRPS ou qui en découlent. Les responsabilités des FSÉ sont souvent adaptées aux besoins des dépositaires de renseignements sur la santé et au niveau de soutien de services électroniques nécessaire.

Mandataire de la LPRPS

En tant que mandataire de la LPRPS⁴, nous fournissons des services de soutien aux dépositaires de renseignements sur la santé dans le cadre de l’atteinte de leurs objectifs, en lien avec les RPS qu’ils détiennent. Nous avons mis en place des pratiques afin de répondre aux exigences de la LPRPS pour les mandataires⁵ pour chaque projet pertinent, notamment :

• Mise en place d’ententes avec les dépositaires de renseignements sur la santé décrivant la portée des services électroniques fournis;
• Vérification de la conformité avec la LPRPS de tous les services requis par le dépositaire de renseignements sur la santé;
• Confirmation de l’application des protocoles existants en matière de protection des renseignements personnels en ce qui concerne les RPS détenus par les dépositaires de renseignements sur la santé et les activités non autorisées.

La plupart des travaux que nous entreprenons en tant que mandataire concordent avec les services que nous offrons en tant que FRIS ou en découlent. Les responsabilités des mandataires sont déterminées par la portée des services fournis et sont souvent adaptées aux besoins des dépositaires de renseignements sur la santé et au niveau de soutien nécessaire.

Services numériques et intégrations des systèmes anciennement gérés par Services communs pour la santé Ontario

Client Health & Related Information System

Le Client Health and Related Information System (système de renseignements concernant la santé du client), CHRIS, est une plateforme technologique en ligne qui contient les dossiers de santé de patients de chacun de 14 organismes de Services de soutien de soins à domicile et en milieu communautaire en Ontario et de 3 hôpitaux de soins regroupés. Le système CHRIS leur fournit des dossiers de patients détaillés, un service de suivi et de soutien en matière de gestion des cas, tout en permettant une intégration au système de santé vers et depuis la communauté. Il permet au personnel chargé des admissions d’évaluer les patients, de les orienter vers des services communautaires et de lancer et exécuter des plans de soins documentés.

En tant que FRIS et FSÉ, nous gérons le système CHRIS. Nous pouvons également assumer le rôle de mandataire de la LPRPS pour certains dépositaires de renseignements sur la santé inscrits sur CHRIS.

Le système CHRIS autorise également l’accès des utilisateurs depuis l’application aux outils numériques suivants. Ces outils peuvent être gérés par Santé Ontario (après le transfert depuis d’autres organismes obsolètes) ou d’autres organismes de santé.

• eNotification (notification électronique) est une interface en ligne gérée par Santé Ontario qui permet aux services de soins à domicile et en milieu communautaire d’être informés par le biais de CHRIS lorsque leurs clients actifs :
  • reçoivent la visite du personnel de services d’urgence;
  • se rendent au service d’urgence d’un hôpital;
  • sont admis à un hôpital ontarien ou en sortent.
• eReferral (orientation en ligne) est une interface en ligne gérée par Santé Ontario qui applique une méthode automatisée permettant au personnel d’un organisme partenaire orienteur (hôpital de soins actifs ou fournisseur de soins primaires) d’orienter les clients sortant d’un établissement de santé vers les Services de soutien à domicile et en milieu communautaire (SSDMC). Les utilisateurs partenaires peuvent orienter un patient directement vers un organisme de SSDMC depuis leur système de gestion de dossiers, puis envoyer automatiquement l’information au système CHRIS. Les orientations sont reçues par le SSDMC concerné directement via le système CHRIS.
• Document Management System (DMS) (système de gestion des documents) est une bibliothèque de documents sur les patients gérée par Santé Ontario et intégrée au système CHRIS. Un DMS permet de stocker de façon sécurisée les renseignements personnels sur la santé d’un seul organisme de SSDMC. Il y a un DMS en place pour chacun des 14 organismes de SSDMC, qui sert seulement aux utilisateurs autorisés d’un service de SSDMC en particulier. Le DMS comprend, par exemple :
  • les documents reçus dans le cadre d’une orientation de patient par un hôpital ou un médecin de famille;
  • des documents actualisés sur l’orientation pour le traitement d’un patient;
  • des documents remplis par le coordonnateur de soins;
  • des rapports préparés et envoyés par les fournisseurs de services sous contrat;
  • les communications envoyées par les foyers de soins de longue durée.
• Bed Board Management (gestion des lits) est un outil de gestion des lits, géré par Santé Ontario et utilisé par les organismes de SSDMC pour le placement des patients en établissements de soins de longue durée, de soins complexes et de réadaptation. Il met en relation les patients en attente d’un service avec les organismes fournisseurs adaptés comme les établissements de soins de longue durée, de courte durée ou les soins de relève. Il permet aux foyers de soins de longue durée et aux hôpitaux de consulter la liste d’attente pour les types de lit et les services de leur organisme.
• ConnexionOntario est un outil géré par Santé Ontario qui permet aux fournisseurs de soins de santé et aux organismes de santé d’échanger des renseignements sur le patient par voie électronique, et de les consulter, tout au long du continuum de soins. Les cliniciens peuvent accéder de façon sécurisée aux renseignements sur la santé de leurs patients par le biais d’un visualiseur clinique (portail) ou de leur système de gestion des dossiers médicaux. Les utilisateurs du système CHRIS peuvent facilement accéder aux renseignements sur la santé de leurs patients, disponibles grâce au visualiseur clinique.
• Resource Matching & Referral (RM&R) est un système partagé en ligne hébergé par le University Health Network contenant des renseignements personnels sur la santé sous la forme d’orientations. Le RM&R devrait être intégré à l’application CHRIS à l’automne 2023. L’outil RM&R met en relation les patients avec les programmes et services cliniques appropriés comme les soins actifs, la réadaptation, les soins continus complexes, les soins à domicile et les soins de longue durée. Une fois l’outil lancé, il pourra être utilisé directement par les organismes de SSDMC de Centre-Toronto et du Centre depuis le système CHRIS.
• Le ministère de la Santé de l’Ontario a des connexions au serveur de l’application CHRIS qui permettent aux utilisateurs du système CHRIS de valider l’identité d’un patient et les données de sa carte-Santé, et d’utiliser un seul service de connexion pour accéder aux autres plateformes numériques pour la santé (le cas échéant). Une connexion au système CHRIS est également en place pour simplifier les autorisations nécessaires dans le cadre du Programme de médicaments de l’Ontario.

Health Partner Gateway

Health Partner Gateway est un portail qui facilite l’échange rapide et sécurisé d’informations entre un organisme de SSDMC et un fournisseur de services. Les fournisseurs de services peuvent accéder à Health Partner Gateway pour recevoir des offres de services et y répondre, et accéder à des orientations et des dossiers de patients importants nécessaires pour offrir des soins de qualité. Cela permet aux coordonnateurs de soins des SSDMC de recevoir des mises à jour rapides sur l’état de santé du patient pour mieux coordonner ses soins.

Health Partner Gateway est géré par Santé Ontario dans le cadre de ses fonctions de FRIS.

Accès Soins

Accès Soins est une application qui aide les résidents de l’Ontario sans médecin de famille à en trouver un qui accepte les nouveaux patients, dans leur région. Les patients sans médecin désigné peuvent s’inscrire avec une carte-Santé du RASO valide et remplir un questionnaire de santé pour déterminer leurs besoins en matière de services de soins familiaux. Les réponses données au questionnaire sont examinées par un coordonnateur de soins dans un des organismes de SSDMC, et les patients sont informés par courrier lorsqu’un médecin disponible est trouvé dans leur région. Les données d’Accès Soins peuvent être transmises entre les régions et avec les cabinets des médecins qui acceptent les nouveaux patients.

L’infrastructure d’Accès Soins est gérée par Santé Ontario dans le cadre de ses fonctions de FRIS.

Dossier d’évaluation intégré (DÉI)

Le Dossier d’évaluation intégré (DÉI) est un dépôt d’évaluations cliniques géré par Santé Ontario. Ce dépôt permet aux utilisateurs autorisés de consulter les renseignements d’évaluations des patients consentants pour permettre la planification et la prestation efficaces de services à ces patients. Les évaluations sont réalisées par des coordonnateurs de soins à l’aide de différents outils d’évaluation; des copies sont soumises et conservées dans le Dossier d’évaluation intégré seulement si le patient donne son consentement exprès. Les évaluations consignées dans le Dossier d’évaluation intégré peuvent être consultées par le personnel des SSDMC, des hôpitaux, des foyers de soins de longue durée et d’autres partenaires de santé qui ont besoin de ces données pour offrir des soins au patient.

Le Dossier d’évaluation intégré est géré par Santé Ontario avec le consentement exprès de chaque patient.